|
Le suivi de votre projet espace clos |
Dans un premier temps, voici un rappel des actions de nature opérationnelle à mettre en œuvre dans le cadre d’un projet espace clos :
-
Faire une liste d’espaces clos
-
Réaliser une analyse de risques
-
Identifier les espaces clos à l’aide de placards
-
Produire les documents de gestion (fiches descriptives, permis, fiches de sauvetage, etc.)
-
Développer un programme corporatif (document qui dit qui fait quoi, quand et comment)
-
Installer les points d’ancrage requis
-
Acheter les équipements appropriés
-
Former les divers intervenants selon leurs rôles et responsabilités
En plus de ces initiatives, des actions de nature organisationnelle sont requises. Elles sont, à notre avis, déterminantes dans la réussite d’un projet :
-
Communiquer et expliquer les étapes du projet ainsi que ses impacts et vos attentes
-
Impliquer les gestionnaires et travailleurs dans la planification et la mise en œuvre du projet
-
Élever les espaces cos au rang des priorités
-
Nommer un responsable ayant la crédibilité et l’autorité d’agir
-
Démontrer un engagement réel et visible de la part de la direction
-
Reconnaître les efforts et accomplissements sur une base continue
-
Consacrer des ressources humaines et financières suffisantes
-
Informer et sensibiliser l’ensemble des intervenants à toutes les phases du projet
-
Assurer des suivis rigoureux et multiples sur divers aspects du projet
Parmi les divers suivis à effectuer, notons, de manière générale :
-
S’assurer que les documents développés sont diffusés, compris, utilisés et mis à jour
-
Vérifier, sur le terrain, si les intervenants respectent les nouvelles pratiques et exigences
-
Introduire des mécanismes de rétroaction afin d’être rapidement informés de toute anomalie
-
Récompenser les bons coups et prévoir des conséquences si les exigences ne sont pas respectées
-
Aller fréquemment sur le terrain afin de prendre le pouls des intervenants et de constater l’état des lieux
-
Prévoir des rencontres régulières dans chaque département pour répondre aux questions et ajuster le tir
-
S’assurer de l’entretien des équipements
Effectuer des suivis rigoureux
Nous avons pu observer, depuis 1995, que beaucoup d’organisations faisaient face aux défis suivants lors de l’implantation de leur projet. Vous devez effectuer des suivis rigoureux à cet effet.
-
Les pratiques d’entrée ne sont pas toujours le reflet de ce qui a été prévu dans la procédure et dans le programme d’entrée (les travailleurs ont ajusté les incohérences mais le tout n’a pas été validé, communiqué et adopté formellement)
-
Le programme d’entretien d’équipements n’est pas respecté
-
Le niveau de maîtrise de l’utilisation des équipements n’est pas optimal
-
Il y a des nouveaux espaces clos qui n’ont pas été analysés ni placardés
-
Certains placards ne sont plus visibles
-
Il y a un laisser-aller lorsque les entrées sont effectuées par des entrants réguliers ou dans des espaces clos où les entrées sont fréquentes (fruit des habitudes)
-
Les scénarios de sauvetage ne sont pas éprouvés
-
Les nouveaux travailleurs n’ont pas été formés
-
L’information sur les fiches n’a pas été mise à jour malgré les modifications ou erreurs
-
Les pratiques sont parfois différentes selon les secteurs
-
La mécanique de gestion entourant le travail des sous-traitants n’est pas prévue ni connue
-
Les procédures ne sont pas respectées en cas d’urgence
Voici quelques conseils qui pourraient vous supporter face à ces défis
-
Garder à l’esprit qu’il faut constamment répéter les exigences, nouvelles attentes et informations clés
-
Rappelez-vous la force des conséquences positives ou négatives pour faire réaliser des choses
-
Un seul passe-droit peut anéantir plusieurs accomplissements et vous ramener à la case départ
-
La résistance est normale. Il est préférable d’en constater les manifestations et ce, le plus rapidement possible. Ainsi, tous reconnaissent qu’elle existe et on peut donc la gérer.
-
Méfiez-vous de la situation quand vous n’entendez parler de rien. Ce n’est pas nécessairement bon signe ! Allez vite sonder le terrain !
-
Ne sous-estimer jamais l’intelligence de vos troupes. Ils connaissent en général vos stratégies, forces et faiblesses. Jouez franc-jeu. En général, c’est plus payant !
-
Ne déléguez pas sans moyens, ni responsabilités !
-
Ne prenez pas tout sur votre dos mais ne mettez pas tout sur le dos des autres. Assumez vos responsabilités et ce sera plus facile d’exiger que les autres en fassent autant
Des suivis à effectuer sur diverses thématiques de la gestion des espaces clos
-
S’assurer de mettre votre liste d’espaces clos et votre analyse de risques à jour (ajouts de nouveaux espaces clos ou retraits)
Documents produits (fiches et permis)
-
Valider les documents lors de chaque utilisation afin d’assurer la pertinence et validité des informations
-
Communiquer et intégrer votre programme corporatif
Formation
-
Valider les acquis sur le terrain
-
Diffuser des formations de mise à jour aux 2-3 ans
Équipements
-
S’assurer de l’entretien (disponibilité et qualité)
Gestion
-
Effectuer un diagnostic ponctuel de votre démarche de gestion des espaces clos
-
Solliciter les commentaires et suggestions des intervenants
-
Mettre en œuvre les améliorations requises
Nous terminons ce Signal en vous rappelant que la clé du succès d’un projet espace clos réside dans le suivi. Les efforts en terme de mobilisation, de communication, de responsabilisation et d’intégration sont fondamentaux. Par conséquent, vous devez gérer ce défi de gestion en assumant un leadership important à toutes les phases du projet et en mobilisant des personnes clés qui seront vos alliés.
|
