Réussir l'audit d'un programme de gestion des espaces

Le terme audit est habituellement utilisé dans le milieu pour désigner la visite d’un inspecteur interne ou externe qui fera une évaluation de votre situation.

OSI identifie 2 façons habituelles de voir les audits dans le milieu. Où vous situez-vous ?

1/ Une menace ... pour l’une ou l’autre des raisons suivantes:

On a peur de connaître la note,
On sait qu’on n’a pas fait le nécessaire,
On n’a pas le temps de se préparer, à la dernière minute,
On pense qu’on ne pourra pas assumer les demandes,
On a peur de mal paraître.

2/ Une opportunité … pour l’une ou l’autre des raisons suivantes:

On a la situation bien en main,
On va pouvoir faire avancer le dossier,
On connaîtra nos forces et faiblesses,
On sait qu’on a les coudées franches pour assurer la suite.

OSI identifie 2 manières de se préparer à un audit dans le milieu. Où vous situez-vous ?

1/ À la dernière minute

On règle les problèmes qui ont traîné longtemps auparavant,
On développe un plan d’action rapide pour satisfaire les auditeurs,
On pose certaines actions clés à la dernière minute.

2/ En continu

On s’assure de maintenir les niveaux de sensibilisation, de formation et de communication requis,
On s’efforce de faire appliquer les procédures,
On assume un leadership constant.

OSI identifie 2 types d’audit. Lequel privilégiez-vous ?

1/ Approche traditionnelle

On ne se concentre que sur les composantes techniques et opérationnelles de la gestion des espaces clos.
La note prend plus d’importance que la démarche.
Les travailleurs ne sont pas impliqués dans le processus de diagnostic.
On se préoccupe davantage de la présence de documents que de leur utilisation ou intégration réelle dans la pratique.

2/ Approche intégrée

On pose un diagnostic de l’ensemble des composantes qui assurent la performance du programme.
L’objectif est davantage d’améliorer le programme que d’obtenir une note de passage.
Le processus est aussi important que le résultat (mobilisation autour des améliorations et responsabilisation face au succès).
Les travailleurs et gestionnaires ont leur mot à dire dans le processus de diagnostic.
On se préoccupe davantage de la fonctionnalité du programme que de la simple présence de documents.

3 composantes pour maximiser la performance d'un programme intégré de gestion des espaces clos

Selon OSI, trois composantes sont importantes pour maximiser la performance de ce que nous appelons un programme intégré de gestion des espaces clos (PIGEC). Plus une organisation sera en maîtrise de chacun des éléments associés aux trois dimensions, plus son PIGEC sera performant. Autrement dit, le retour sur les investissements sera sans aucun doute plus grand. Ces trois composantes sont les suivantes:

Opérationnelles,
Organisationnelles,
Valorielles.

Il est donc important, lors d’un audit, de poser un diagnostic sur les 3 dimensions. D’ailleurs, il est bon de noter que des faiblesses au niveau opérationnel trouvent souvent leurs causes au niveau organisationnel et/ou valoriel. Voici une brève description des actions associées à chaque composante et donc, que nous vous recommandons de prendre en considération lors d’un audit complet :

1/ Composantes opérationnelles

L’ensemble des actions à caractère technique et pratique (identification des espaces clos, analyse de risques, formation, procédures, équipements, mise à jour des informations, etc.)

2/ Composantes organisationnelles

L’ensemble des actions en terme de gestion stratégique et humaine pour assurer l’implantation et l’intégration mobilisatrice dans le quotidien des mesures opérationnelles (niveau de priorité pour la direction, leadership interne réel, responsable mobilisateur, disponibilité des ressources, communication, information et sensibilisation, implication des gens, etc.)

3/ Composantes valorielles

L’ensemble des croyances et convictions qui guident la direction et les gestionnaires dans le mise en place du programme (La prévention est un investissement, la dimension humaine fait la différence, la rigueur commence par le haut, la responsabilisation se crée, etc.)

OSI a pu constater, au cours des 10 dernières années, que les organisations dont le PIGEC était le plus performant avaient porté une attention particulière à l’équilibre entre ces 3 composantes. En ce sens, les conditions de succès de la mise en place d’un PIGEC performant sont très similaires à celles de tout autre programme (ex : qualité, informatisation, etc…).

Par conséquent, OSI vous invite, afin d’amorcer votre réflexion sur l’état de votre programme de gestion des espaces clos, à vous poser les questions suivantes :

Sur laquelle des composantes sommes-nous le plus performant ?
Sur laquelle des composantes devrions-nous nous améliorer en priorité ?
Quelles sont les causes associées au fait que nous sommes plus ou moins performants sur l’une ou l’autre des 3 composantes ?
Quel pourcentage (%) du succès de notre programme est lié à l’une ou l’autre des 3 composantes ?